This policy explains what personal data Ecliptic Dataworks collects, why, who we share it with, and how you can control it. It applies to our website, our WhatsApp and web chat assistants, our email, and the services we provide to clients in the United States, Mexico and elsewhere.
1. Who we are
The party responsible for your personal data is Ecliptic, operating as Ecliptic Dataworks, based in San Luis Potosí, San Luis Potosí, Mexico.
Privacy contact: connect@eclipticdataworks.com
2. Data we collect
| Category | Examples | Where it comes from |
|---|---|---|
| Contact details | Name, email, phone or WhatsApp number, company, job title | Forms, chat, email, bookings, LinkedIn, referrals |
| Conversations | Messages you send us by WhatsApp, web chat, email or social media, and our replies | You |
| Business information | What your business does, the tools you use, the problems you want solved | Diagnostic calls, forms, chat |
| Billing information | Legal name, tax ID (RFC or foreign tax ID), tax regime, postal code, billing email | You, when you become a client |
| Payment information | Payment status and reference. Card details are handled by our payment processor; we never see or store full card numbers | Payment processor |
| Website usage | Pages visited, device and browser type, approximate location, referring site | Cookies and analytics (section 7) |
We do not ask for sensitive personal data (such as health, religion, or financial account numbers). Please do not send it to us through chat or forms.
3. How we use it
Primary purposes (needed to work with you)
- Reply to your questions and requests, including through our AI assistants
- Schedule and hold diagnostic calls and meetings
- Prepare proposals, contracts, quotes and invoices, including Mexican CFDI electronic invoices
- Design, build, deliver and support the services you hire
- Process payments and keep accounting and tax records
- Protect our systems, prevent fraud and comply with the law
Secondary purposes (optional)
- Send you updates, offers or content about our services
- Ask for feedback or a review
- Use anonymized results in case studies
- Improve our services using aggregated statistics
4. AI assistants and automation
Our WhatsApp and website chat assistants use artificial intelligence to understand your message and draft a reply. Your messages are sent to our AI provider for this purpose only.
- We use AI providers whose business terms do not allow them to use your data to train their models.
- A person from our team can review a conversation and take over at any time. You can ask to speak with a person in any chat.
- We do not use automated processing to make decisions that have legal or similarly significant effects on you. Prices, contracts and scope are always decided by a person.
5. Who we share it with
We do not sell your personal data, and we do not share it for third-party advertising.
We share data only with service providers that help us operate, under confidentiality obligations, and only as needed for the purposes above:
- Email, documents and calendar: Google Workspace
- Website analytics: Google Analytics
- WhatsApp messaging: Meta Platforms (WhatsApp Business Platform)
- AI processing: Anthropic
- Hosting, databases and security: Cloudflare and Vercel
- Payments: Stripe
- Mexican electronic invoicing: an authorized certification provider (PAC)
- Independent contractors who work on client projects, bound by written confidentiality agreements
We may also disclose data when required by law, by a competent authority, or to protect our rights. Several of these providers are located in the United States or other countries, so your data may be processed outside your country of residence.
6. Data we handle for our clients
When we build or run an automation, chatbot or system for a client business, we process their customers' data on that client's behalf and following their instructions. In that case, the client's own privacy policy applies, and requests about that data should go to the client first. We will help them respond.
7. Cookies and analytics
Our website uses cookies from Google Analytics to understand how visitors use the site, for example which pages are visited and how people arrive. This data is aggregated and we do not use it to identify you.
- You can block or delete cookies in your browser settings, or install the Google Analytics opt-out add-on.
- Our site does not currently respond to "Do Not Track" browser signals, because no common standard for them has been adopted.
8. How long we keep it
- Leads and conversations that did not become a project: up to 24 months after the last interaction.
- Client project records: for the length of the relationship plus 24 months.
- Invoices, contracts and accounting records: at least 5 years, as required by Mexican tax law.
After that, we delete or anonymize the data.
9. Security
We protect data with encryption in transit, access limited to the people who need it, two-factor authentication on our accounts, and confidentiality agreements with everyone who works with us. No system is perfectly secure; if a breach significantly affects your rights, we will notify you.
10. Your rights
Wherever you live, you can ask us to:
- Access the personal data we hold about you
- Correct or update it
- Delete it, when we no longer need it or have no legal reason to keep it
- Object to specific uses, including automated processing
- Withdraw your consent or limit how we use your data
Residents of Mexico can exercise these as their ARCO rights (access, rectification, cancellation and opposition).
How: email connect@eclipticdataworks.com with the subject "Privacy request". Include your name, how we can contact you, what you are asking for, and anything that helps us find your data (for example, the phone number you used on WhatsApp). We may ask you to confirm your identity. We will respond within 20 business days.
11. Data deletion requests
To delete the data we hold about you, including WhatsApp and chat conversations:
- Email connect@eclipticdataworks.com with the subject "Delete my data", or send the message DELETE MY DATA to our WhatsApp number.
- Tell us the email address or phone number you used with us.
- We will delete your data within 30 days and confirm by the same channel. We may keep only what the law requires us to keep, such as issued invoices.
12. Children
Our services are for businesses and are not directed at people under 18. We do not knowingly collect their data. If you believe a minor has sent us personal data, contact us and we will delete it.
13. Changes and contact
We may update this policy. The current version is always on this page, with its date at the top. If a change is significant, we will also announce it on our website or by email.
Questions or complaints: connect@eclipticdataworks.com. Residents of Mexico may also contact the federal data protection authority.
Este aviso explica qué datos personales recaba Ecliptic Dataworks, para qué los usa, con quién los comparte y cómo puedes controlarlos. Aplica a nuestro sitio web, a nuestros asistentes de WhatsApp y chat web, a nuestro correo y a los servicios que prestamos a clientes en México, Estados Unidos y otros países.
1. Responsable
El responsable del tratamiento de tus datos personales es Ecliptic, que opera bajo el nombre comercial Ecliptic Dataworks, con domicilio en San Luis Potosí, San Luis Potosí, México.
Contacto de privacidad: connect@eclipticdataworks.com
2. Datos que recabamos
| Categoría | Ejemplos | Origen |
|---|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre, correo, teléfono o WhatsApp, empresa, puesto | Formularios, chat, correo, agenda, LinkedIn, referencias |
| Conversaciones | Mensajes que nos envías por WhatsApp, chat web, correo o redes sociales, y nuestras respuestas | Tú |
| Información de tu negocio | A qué se dedica, qué herramientas usa, qué problemas quieres resolver | Diagnósticos, formularios, chat |
| Datos fiscales | Nombre o razón social, RFC o identificación fiscal extranjera, régimen fiscal, código postal, correo de facturación | Tú, al contratar |
| Datos de pago | Estatus y referencia del pago. Los datos de tarjeta los procesa nuestro proveedor de pagos; nunca vemos ni guardamos el número completo | Proveedor de pagos |
| Uso del sitio web | Páginas visitadas, tipo de dispositivo y navegador, ubicación aproximada, sitio de origen | Cookies y analítica (sección 7) |
No solicitamos datos personales sensibles (como salud, religión o números de cuentas financieras). Te pedimos no enviarlos por chat ni formularios.
3. Finalidades
Finalidades primarias (necesarias para la relación contigo)
- Responder tus preguntas y solicitudes, incluso mediante nuestros asistentes con IA
- Agendar y realizar diagnósticos y reuniones
- Elaborar propuestas, contratos, cotizaciones y facturas, incluyendo CFDI
- Diseñar, construir, entregar y dar soporte a los servicios contratados
- Procesar pagos y llevar registros contables y fiscales
- Proteger nuestros sistemas, prevenir fraudes y cumplir la ley
Finalidades secundarias (opcionales)
- Enviarte novedades, ofertas o contenido sobre nuestros servicios
- Pedirte opiniones o una reseña
- Usar resultados anonimizados en casos de éxito
- Mejorar nuestros servicios con estadísticas agregadas
4. Asistentes con IA y automatización
Nuestros asistentes de WhatsApp y del chat web usan inteligencia artificial para entender tu mensaje y redactar una respuesta. Tus mensajes se envían a nuestro proveedor de IA únicamente con ese fin.
- Usamos proveedores de IA cuyos términos comerciales no les permiten usar tus datos para entrenar sus modelos.
- Una persona de nuestro equipo puede revisar una conversación y tomar el control en cualquier momento. Puedes pedir hablar con una persona en cualquier chat.
- No tomamos decisiones con efectos jurídicos o significativos para ti mediante tratamiento automatizado. Precios, contratos y alcances siempre los decide una persona.
5. Transferencias y encargados
No vendemos tus datos personales ni los compartimos para publicidad de terceros.
Solo los compartimos con proveedores que nos ayudan a operar (encargados), bajo obligaciones de confidencialidad y únicamente para las finalidades descritas:
- Correo, documentos y calendario: Google Workspace
- Analítica del sitio web: Google Analytics
- Mensajería de WhatsApp: Meta Platforms (WhatsApp Business Platform)
- Procesamiento con IA: Anthropic
- Alojamiento, bases de datos y seguridad: Cloudflare y Vercel
- Pagos: Stripe
- Facturación electrónica: un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)
- Colaboradores independientes que trabajan en proyectos de clientes, sujetos a convenios de confidencialidad por escrito
También podremos comunicar datos cuando lo exija la ley o una autoridad competente, o para defender nuestros derechos; estas comunicaciones no requieren tu consentimiento conforme a la ley aplicable. Varios de estos proveedores se encuentran en Estados Unidos u otros países, por lo que tus datos pueden tratarse fuera de México.
6. Datos que tratamos por cuenta de clientes
Cuando construimos u operamos una automatización, chatbot o sistema para una empresa cliente, tratamos los datos de sus clientes como encargados, por cuenta de esa empresa y siguiendo sus instrucciones. En ese caso aplica el aviso de privacidad de la empresa cliente, y las solicitudes sobre esos datos deben dirigirse primero a ella. Nosotros la apoyaremos para responder.
7. Cookies y analítica
Nuestro sitio usa cookies de Google Analytics para entender cómo se usa, por ejemplo qué páginas se visitan y cómo llegan las personas. Esta información es agregada y no la usamos para identificarte.
- Puedes bloquear o borrar las cookies desde la configuración de tu navegador, o instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics.
- Actualmente nuestro sitio no responde a las señales "Do Not Track" del navegador, ya que no existe un estándar común adoptado.
8. Conservación
- Prospectos y conversaciones que no se convirtieron en proyecto: hasta 24 meses después de la última interacción.
- Registros de proyectos con clientes: durante la relación y 24 meses después.
- Facturas, contratos y registros contables: al menos 5 años, conforme a la legislación fiscal mexicana.
Después, eliminamos o anonimizamos los datos.
9. Seguridad
Protegemos los datos con cifrado en tránsito, acceso limitado a quien lo necesita, autenticación de dos factores en nuestras cuentas y convenios de confidencialidad con todas las personas que colaboran con nosotros. Ningún sistema es infalible; si ocurre una vulneración que afecte de forma significativa tus derechos, te lo informaremos.
10. Derechos ARCO
Puedes ejercer tus derechos de:
- Acceso: conocer qué datos tenemos sobre ti
- Rectificación: corregirlos o actualizarlos
- Cancelación: pedir su eliminación cuando ya no sean necesarios
- Oposición: oponerte a usos específicos, incluido el tratamiento automatizado
También puedes revocar tu consentimiento o limitar el uso de tus datos.
Cómo: envía un correo a connect@eclipticdataworks.com con el asunto "Solicitud ARCO". Incluye tu nombre, un medio para responderte, qué derecho quieres ejercer y cualquier dato que nos ayude a localizar tu información (por ejemplo, el teléfono que usaste en WhatsApp). Podremos pedirte que acredites tu identidad. Te responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles.
11. Solicitud de eliminación de datos
Para eliminar los datos que tenemos sobre ti, incluidas las conversaciones de WhatsApp y chat:
- Escribe a connect@eclipticdataworks.com con el asunto "Eliminar mis datos", o envía el mensaje BORRAR MIS DATOS a nuestro WhatsApp.
- Indícanos el correo o teléfono que usaste con nosotros.
- Eliminaremos tus datos en un máximo de 30 días y te lo confirmaremos por el mismo medio. Solo conservaremos lo que la ley nos obligue a guardar, como facturas emitidas.
12. Menores de edad
Nuestros servicios están dirigidos a empresas y no a personas menores de 18 años. No recabamos sus datos de forma intencional. Si crees que un menor nos envió datos personales, contáctanos y los eliminaremos.
13. Cambios y contacto
Podemos actualizar este aviso. La versión vigente siempre estará en esta página, con su fecha al inicio. Si el cambio es relevante, también lo informaremos en nuestro sitio web o por correo.
Dudas o quejas: connect@eclipticdataworks.com. Si consideras que tu derecho a la protección de datos fue vulnerado, puedes acudir a la autoridad federal competente en materia de protección de datos personales.